El ingreso de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) en las prácticas rutinarias de las empresas es una realidad. Al mismo tiempo, su crecimiento es notable si se tiene en cuenta la continua puesta en marcha de nuevas herramientas que permiten la intercomunicación entre sus públicos de interés de una forma más ágil, eficaz, eficiente e inmediata.
Con el apoyo de las TIC se permiten organizar los procesos al interior de las empresas. Igualmente, mediante la práctica de sus empleados, se logra la apropiación de esas herramientas y se incorporan en la estructura de la organización.
Es así como por ejemplo el uso del correo electrónico se convirtió en una forma de comunicación dentro de las organizaciones que al principio causaba rechazo en su modo de uso y alcance por su presunta complejidad en el manejo de la herramienta. Sin embargo, hoy en día, gracias a su constante utilización y ventajas, es parte del funcionamiento de la mayoría de sus organizaciones al punto que al nuevo empleado se le entrega su carné de identificación con un usuario de correo electrónico corporativo.
En todo caso, la incorporación de la tecnología en las organizaciones no implica que su uso sea inmediato. Según Ávalos (1993) para ello debe existir un proceso que involucra la adquisición de la tecnología; su aplicación o uso propiamente dicho y; en tercera medida, actividades de investigación o desarrollo.
La primera y la segunda consisten en establecer las capacidades tecnológicas de los usuarios de una determinada organización que permitan lograr su efectiva transferencia, ya sea de adaptación o de aprendizaje en cuanto a la tecnología a incorporar.
La adquisición es la búsqueda de información, selección, evaluación y negociación de la tecnología. Luego, para su aplicación se aplica un proceso, según Ávalos, de montaje, pruebas, aprendizaje y puesta en marcha del sistema tecnológico.
La fase de sostenimiento es clave para que la incorporación tecnológica se explote a su máximo potencial según este autor. Actividades como observación, registro y análisis de la experiencia permiten optimizar y adecuar el sistema tecnológico a las condiciones cambiantes del público donde se desarrolla.
De esta manera se observa que para que las organizaciones obtengan réditos, no solo económicos sino de eficiencia y eficacia en los procesos que les permita ser competentes en el mercado, la inversión pasa por lo económico, humano y técnico antes de su misma implementación y a gran escala, esto es, transversal.
Macau (2004) explica esta última característica como la organización-red, es decir, que la implementación en todas sus fases debe involucrar a toda la organización desde el principio porque “es imprescindible su utilización, como instrumento directivo y lenguaje común, por parte de todos los nodos de la red”. En ese mismo sentido, Andrade (2003) expone que “los sistemas y tecnologías de información posibilitan la legitimización de las estructuras de la organización” porque es allí “donde nosotros como seres humanos actuamos y, por medio de esas actuaciones, cambiamos las estructuras del ambiente donde nos desenvolvemos con el apoyo de sistemas, tecnologías y rutinas que legitiman la estructura de la organización”.
Por lo tanto, se observa que el desarrollo tecnológico en una organización tiene dos vertientes interdependientes que Andrade las distingue como: una de orden social (contexto organizacional) y la otra de orden técnico (diseño e implementación de los sistemas de información para apoyar la estructura organizacional existente).
Ejemplo vigente de hoy en día en Colombia es el programa de Gobierno en Línea que busca “contribuir a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, que presta mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC (Tecnologías de Información y Comunicación)”[1].
Su aplicación consiste en que todas las entidades del Estado, a través de sus funcionarios, hagan visible a la población “todos los trámites y servicios que, de acuerdo con el análisis y caracterización previa de sus usuarios, puedan ser automatizados por medios como Internet, dispositivos móviles y televisión digital terrestre, entre otros”. De igual forma, “implementar mecanismos tendientes a promocionar los trámites y servicios prestados por medios electrónicos para incentivar su uso, medir el nivel de satisfacción de los usuarios para su mejoramiento y, en general, ejecutar acciones que permitan la apropiación, la mejora continua y la calidad de los mismos de acuerdo con los lineamientos que sobre la materia defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”[2].
Lo anterior es una muestra de que desde las mismas políticas de Estado se promueve el aprendizaje y uso de las tecnologías en los miembros de las organizaciones, en este caso en las entidades del sector público.
De esta manera se puede observar que las TIC necesitan del capital humano para poder aplicarse y expandirse. Cavalcante y Pommim (2010) indican que “la tecnología no se hace sola, sino que depende, en la mayoría de las veces, del agente humano para su real desarrollo”. En su texto, las autoras refieren que se requiere de un comportamiento favorable para su uso efectivo. Según McGee y Prusak (1995), “[…] no es la tecnología, sino su uso lo que crea valor adicional”.
Por lo tanto, la invitación es a que no solo se implementen TIC en las organizaciones, sino a que se generen también nuevas formas de comportamiento, interacción y apropiaciones dentro de las mismas bajo el liderazgo de la dirección más alta de cada una de las entidades.
Por Julián García Wren Twitter: @jgarciawren Comunicador social y periodista egresado de la universidad Jorge Tadeo Lozano de Bogotá, Colombia; con especialización en Comunicación Corporativa del Politécnico Grancolombiano y Magíster en Comunicación de la Pontificia Universidad Javeriana de Bogotá D.C. Se desempeña como asesor en comunicaciones y jefe de prensa de la Procuraduría General de la Nación desde hace siete (7) años.
[1] Estrategia de Gobierno en línea de Colombia. Tomado de Internet el 1 de mayo de 2013: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/que-es.shtmlhttp://programa.gobiernoenlinea.gov.co/que-es.shtml
[2] Decreto 2693 de 2012. Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.